Como realizar copias de seguridad de tu correo de gmail

Hoy me han vuelto a preguntar cómo sacar copia de seguridad de la cuenta de correo de gmail. Además, muchos tenemos varias cuentas de correo, típicamente de hotmail, gmail, yahoo, del trabajo o de un dominio propio. Es muy sencillo unirlas todas en una (gmail) para poder filtrarlas y tratar todos nuestros emails desde un único sitio. Así, además, ejecutas luego una sola copia, no una por cada cuenta de correo.

Unificar correos en gmail

Hay que indicar a gmail que vaya a buscar los demás correos a su carpeta. En realidad no los redirige, no los desvía, porque gmail no puede "ordenar" a la competencia que le envíen sus correos, pero como prácticamente todos cumplen hoy día el protocolo POP3, si que puede pedir los correos a las otras cuentas de vez en cuando, y eso es lo que gmail puede hacer por nosotros.

Para ello, una vez hayas entrado en tu cuenta, tienes que ir a "Configuración", que estará en un sitio parecido al que te indico (puede variar según el tema o la versión de gmail en la que estés):

Acceso a la configuración del gmail

Cuando entres en configuración, deberás picar en la pestaña de arriba "Cuentas", y te saldrá algo parecido a esto:
Apartado Configuración Cuentas en gmail
(pica en la imagen para verla en grande)
Nos interesan los apartados "Enviar mensaje como" y "Comprobar el correo de otras cuentas (mediante POP3)".

En el primero configuramos gmail para permitir "suplantar" al otro gestor de correos, por ejemplo, para enviar correos desde gmail utilizando tu cuenta de hotmail. Al que le llegue el correo le aparecerá tu dirección de hotmail, no la de gmail. Pica en "Añadir cuenta" y escribe la dirección de correo y los datos que te pida. Gmail conectará con el servidor de correos que le hayas indicado cuando desees enviarlo desde esa cuenta. Puede ser que no quieras hacer ese tipo de "suplantación, y siempre quieras contestar con tu correo de gmail, y en ese caso este apartado no lo tocas y en paz.

En el segundo, "Comprobar correos de otras cuentas", es donde le decimos a gmail que pregunte cada cierto tiempo a esas otras cuentas que pongamos aquí. Suelen ser necesarios sólo 2 sencillos pasos con los datos de la cuenta a añadir:


(pica en la imagen para verla en grande)
Es conveniente "Etiquetar los mensajes entrantes" para que identifiques enseguida la cuenta de donde vienen en tu correo de gmail. Además, puedes decidir si quieres que los mensajes originales se borren o no cuando te los traigas a gmail.

Copia de Seguridad de todos tus correos de gmail.

Si tienes una cuenta de gmail gratuita, debes preguntarte si es conveniente que una multinacional de la que no eres cliente directo se encargue de tus copias de seguridad. Si esta frase te ha dejado intranquilo/a es necesario que te plantees seriamente dedicar unos pocos minutos a realizar una copia de tu correo.

Una forma de hacerlo es usar un programa tipo Outlook que descargue tu correo del servidor. Yo no lo uso, pero recuerdo que tenía una opción para decirle que no borre los mensajes del servidor cuando los descarga... Mira los enlaces abajo si estás interesado en esto...

Yo prefiero las ventajas de gmail en la nube con su propio gestor de correos web, enlazado a Google APPs y Google Docs.

Otra manera es usar Backupify, un maravilloso software que permite realizar copias de tu identidad digital (todo lo que tengas en Internet) automáticamente y sin que te preocupes de ello. Pero eso merece incluso una entrada propia en el blog ;) y el objetivo es mucho más amplio, además de costar dinero.

La tercera manera es usar un software gratuito para copiar el correo de gmail a tu disco duro. Hay un programa muy sencillo e intuitivo, Gmail Backup, que deberías poder descargarte aqui:
http://www.gmail-backup.com/

Sin embargo, actualmente no está disponible la descarga. Mientras solventan el error, lo he puesto por aquí:
http://sdrv.ms/100WlzS (picas encima, botón derecho y descargar).

Instalarlo es muy sencillo, ejecutas la descarga y sigues las instrucciones, que básicamente son las de siempre...

Una vez instalado, al ejecutarlo aparecerá una pantalla como esta:


donde le indicas la cuenta de correo desde donde quieres hacer la copia, donde quieres grabar esa copia y las fechas desde y hasta. La primera vez deja la fecha desde vacía y haz la copia hasta los correos de ayer, y luego puedes ir pulsando sólo los correos pendientes. Te aconsejo que realices la copia a un directorio temporal, que esté comprimido o que puedas comprimir más adelante.

Pulsando en el botón "Backup" realizará la copia de tus correos (cada uno en un fichero) en un formato estándar que puede abrir cualquier gestor de correos (ficheros ".eml"). Si tienes correos desde hace años tardará mucho tiempo, así que considera la "fecha desde" la que esos correos son realmente importantes para ti. Cuando creas que ha terminado, copiará también las etiquetas, y tarda bastante, así que paciencia, sobre todo si estás copiando mucho. Cuando termine presentará una pantalla similar a esta:


Y ya está: en el directorio de tu disco que hayas designado estarán los ficheros...

Enlaces

- Si quieres usar Outlook con gmail, por aquí tienes una mini-guía con enlaces:
http://office.microsoft.com/es-es/outlook-help/utilizar-outlook-con-google-gmail-HA001148898.aspx



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